Empresa Social

 

Enterprise Social Network (ESN) es un entorno virtual, donde los empleados pueden reunirse, comunicarse, compartir ideas, colaborar en archivos, crear diversos grupos y trabajar en las tareas diarias.
La mayoría de los usuarios interactúan con ESN a través de una interfaz web, por lo que a menudo se la considera una nueva Intranet social. Un ESN también debe integrarse en herramientas comerciales “comunes” como el correo electrónico, aplicaciones de clientes y aplicaciones de oficina. Esto es muy importante, porque un ESN no es “otra herramienta de productividad para usar, “pero debe fusionarse con las aplicaciones existentes.
ESN se originó en entornos web 2.0 donde los usuarios comenzaron a crear contenido web ellos mismos:
en formas de blogposts, páginas wiki o simplemente me gusta o comenta sobre el contenido de otras personas. Esto es bastante común en Internet hoy en día, sin embargo, tales capacidades a menudo no están presentes en Intranets.
La mejor manera de describir un ESN es superponer muchas herramientas de colaboración como Linkedin (usuario perfiles), Facebook (muro personal, actualizaciones de estado, me gusta y comentarios), Wikipedia (páginas wiki), Dropbox (uso compartido de archivos) y combinarlos con otras tecnologías.

IBM Connections tiene múltiples módulos y en esta guía tocaremos la mayoría de ellos, pero no todos.
Por ejemplo, no mencionaremos marcadores, blogs de ideación, análisis, métricas, API y muchas otras características importantes. Si necesita información detallada sobre esos módulos, consulte la guía IBM Connections Reviewer, que está disponible para su descarga gratuita en Internet.

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La mayoría de los usuarios acceden a IBM Connection a través de una interfaz web. Es muy moderno, con gráficos limpios y menú de navegación directo en la parte superior. Como hay más herramientas en comparación con las redes sociales, que generalmente solo tienen un tipo de publicación (es decir, Twitter solo tiene tweets), puede parecer intimidante al principio, pero los usuarios las conocen muy rápidamente.
Hoy en día, muchos usuarios trabajan no solo desde su escritorio, viajan a lugares remotos, trabajan sobre la marcha, trabajan desde su casa o simplemente quieren estar “siempre en línea”. Para tales escenarios, existen aplicaciones móviles nativas para tabletas y teléfonos móviles con iOS, Android o BlackBerry. Cada plataforma tiene su propia aplicación IBM Connections que se adapta a los hábitos de un sistema operativo determinado. Están disponibles para su descarga desde AppStore o Google Play y se ven increíbles.

Perfiles

La primera tarea que los usuarios suelen hacer, en cualquier red social, es configurar un perfil de usuario y completar los datos personales. En IBM Connections es un poco más fácil porque los perfiles de usuario se rellenan automáticamente desde un directorio empresarial como IBM Domino, Microsoft Active Directory o cualquier servidor LDAP compatible.
IBM Connections proporciona perfiles de usuario enriquecidos con muchos campos para información de contacto, información profesional y antecedentes personales. Los administradores pueden agregar campos personalizados y rellenarlos (o sincronizarlos) desde una base de datos (generalmente un sistema de recursos humanos) u otras fuentes de datos.
Los perfiles de usuario se combinan con un muro de estilo Facebook, donde puede ver la actividad reciente de un usuario y escribir un mensaje público. Esto se llama microblogging. Las personas pueden responder a tales mensajes, usar hashtags e incluso mencionar a otros usuarios en un estilo de Twitter.

Los usuarios pueden construir sus redes profesionales dentro de su empresa de la misma manera que lo hacen en Linkedin: pueden enviar y aceptar invitaciones a la red. Además, pueden marcar tanto a ellos mismos como a otras personas con etiquetas para indicar habilidades y otros atributos de forma más visible. Las etiquetas son muy útiles al buscar un experto en un tema determinado y ayudar a las personas a comprender los roles y las relaciones.
Además de construir una red de contactos, las personas pueden seguir a otras personas para ver qué contenido comparten y para ver sus actividades. Los empleados regulares quizás no agreguen su CEO a sus redes, pero es muy probable que los sigan. Por razones obvias, los seguidores pueden ver actualizaciones solo desde el contenido (es decir, Comunidades) donde se les otorgó acceso.
IBM Connections también puede visualizar su estructura de informes, explicar una relación entre dos usuarios, mostrar lo que tienen en común y mucho más.

Página principal

Cualquier red social debe tener un medio de mostrar a los usuarios lo que está sucediendo en su vecindario digital, por ejemplo, Twitter tiene una línea de tiempo. En IBM Connections, hay una página de inicio,
que muestra un flujo de actividad, donde puede ver actualizaciones de estado de sus redes personales, comentar sus archivos, tareas asignadas / completadas, actualizaciones de sus comunidades, etc.

En redes empresariales grandes o activas puede haber muchas actualizaciones, de hecho, un flujo continuo de ellas. Por lo tanto, IBM Connections ofrece potentes herramientas para filtrarlas, buscarlas o guardar ciertas publicaciones para su posterior procesamiento. También hay vistas especiales sobre sus menciones, artículos que esperan su atención, etc. Los usuarios también pueden suscribirse para recibir notificaciones por correo electrónico de ciertas (o todas) las actualizaciones en su flujo de actividad.
Todo está configurado de forma tal que los usuarios estén bien orientados, les brinden contexto y los hagan más productivos mientras lidian con muchas cosas que están sucediendo.

Archivos

El uso compartido de archivos es una característica muy importante de IBM Connections, según algunos análisis, los usuarios de ESN pasan del 40 al 60% de su tiempo trabajando con archivos. A cada usuario se le asigna un área de almacenamiento personal para los archivos, una especie de “unidad web”. Cada archivo tiene un amplio conjunto de atributos predefinidos, como el nombre, la descripción, el propietario, la marca de tiempo, la versión, el intercambio de información y, por supuesto, las etiquetas. Los usuarios pueden subirlos de diferentes maneras (incluyendo arrastrar y soltar en el navegador o usar conectores de escritorio), administrar versiones, compartirlas con otros, agregar comentarios y darles me gusta. También es posible ver qué archivos están más descargados, más comentados y quién descargó qué versión.

Un archivo se puede compartir con otras personas o comunidades en un acceso de sólo lectura o de lectura y escritura. Un archivo también se puede hacer público para toda la organización. Lo que es importante, es que el intercambio es administrado por los propios usuarios (por los propietarios y editores de archivos) y es completamente transparente. Hay varias vistas de archivos disponibles, como Mis archivos, Archivos compartidos conmigo, Archivos públicos, etc.

Un archivo también puede ser compartido (¡no movido a!) con una o más carpetas, que pueden ser anidadas. Si bien el etiquetado se considera, en general, una mejor manera de manejar grandes colecciones de archivos, muchos usuarios se han quedado atascados en la vieja forma de pensar y quieren organizar el contenido en carpetas. Por lo tanto, las carpetas anidadas ofrecen una forma de darles carpetas y conservar los beneficios del uso compartido y el etiquetado de archivos de redes sociales.

Wikis

Si solo hubiera funciones para compartir archivos y microblogging en un ESN, no sería suficiente. Una organización que quiere apoyar activamente el intercambio de conocimientos también necesita algunas herramientas avanzadas …
como wikis. Wiki es una herramienta muy útil cuando se trata de mantener la documentación actualizada, compartir conocimientos y administrar el texto estructurado. De forma paralela a Wikipedia, la “madre de todos los wikis”, el objetivo es el mismo: permitir que las personas editen conjuntamente documentos y así crear valores compartidos que a menudo se mencionan como inteligencia colectiva. Los wikis fomentan el intercambio abierto de pequeñas piezas de información o conocimiento y, por lo tanto, funcionan mejor que el DMS antiguo. Si bien la mayoría de los empleados no iniciarán una nueva wiki, corregirán (o comentarán) los errores, agregarán sus dos centavos o actualizarán el contenido desactualizado.

El concepto de wikis en IBM Connections es tener múltiples wikis con docenas de páginas en lugar de tener una sola wiki con miles de páginas. Esto permite que los wikis sean más manejables y están vinculados a un tema respectivo: un wiki típico se encuentra en una comunidad (que describiremos más adelante) y contiene de 5 a 50 páginas. Las wikis en IBM Connections proporcionan un editor de texto enriquecido y todas las demás funciones comunes: vinculación de páginas, índices, archivos adjuntos, comentarios, versiones automáticas con comparación de versiones, etc.
Los archivos personales o comunitarios, los blogs y los hilos de discusión se pueden vincular y referenciar fácilmente desde las páginas wiki; en este caso, una wiki puede servir como medio para organizar el contenido en todas las herramientas de colaboración en IBM Connections.
Las wikis desempeñan un papel importante en muchos escenarios de colaboración y son cruciales para capturar los conocimientos de sus empleados.

Blogs

Los blogs son bloques de construcción importantes de una intranet social. No hay tantos bloggers dentro de una empresa, pero esas personas a menudo son las más importantes: son líderes de opinión, innovadores y trabajadores del conocimiento que comparten sus ideas con toda la empresa.
Muchos gerentes luchan por explicar sus necesidades o ideas a la fuerza de trabajo porque no pueden hablar con todos y los mensajes en los correos electrónicos se desvanecen rápidamente. Por lo tanto, deberían pensar en comenzar un blog de liderazgo. Si los niños en edad escolar y los jubilados pueden bloguear, ¿por qué no gerentes?
Los blogs son buenos para mensajes más largos, en los que las personas desean compartir algunos pensamientos o información con otras personas y esperar algún comentario o pequeña discusión. Un empleado no enviará un correo electrónico personal (o incluso público) al jefe de su jefe solo para estar de acuerdo / en desacuerdo con su último correo electrónico … por otro lado, comentar un blog es mucho más común, más rápido y más fácil.

BM Connections proporciona una aplicación de blogs rica en características: los usuarios pueden incluir imágenes y medios enriquecidos en sus publicaciones de blog, hay comentarios, enlaces permanentes, archivo mensual automático, sugerencias de publicaciones similares, etc. Es posible leer un blog en orden cronológico o escanea mensajes recientes en todos los blogs que sigues. La función “guardar para leer más tarde” también es muy útil para leer sin conexión.

Comunidad

Una función principal de un ESN es reunir a las personas sobre un tema, un proyecto o un interés. En IBM Connections, puede crear Comunidades para agrupar personas y contenido. Las comunidades juegan un papel importante porque son la principal forma de estructurar el contenido.
Cada comunidad puede estar equipada con varias herramientas de colaboración, como archivos, blogs, wikis, encuestas, actividades, etc. Cada comunidad puede ser única de acuerdo con su propósito y audiencia. En las organizaciones hay una variedad de comunidades que sirven para diferentes propósitos: comunidades de proyectos, comunidades de intercambio de conocimientos, comunidades de productos, comunidades centradas en productos, comunidades departamentales y muchas más.

Las comunidades también sirven como un marco para el control de acceso. Hay propietarios de la comunidad y miembros de la comunidad. Cada comunidad puede configurarse para ser abierta (pública) para que todos puedan unirse y contribuir, o moderada o incluso restringida. Las comunidades restringidas están ocultas por defecto, por lo que nadie más que los miembros pueden verlas y acceder al contenido. Los propietarios de la comunidad pueden controlar aún más los permisos detallados para los miembros, es decir, si pueden editar el contenido compartido.

En la configuración estándar, cada usuario puede iniciar una comunidad e invitar a otros a unirse a ella. En las pequeñas empresas, hay docenas de comunidades, mientras que en las grandes corporaciones internacionales, puede haber decenas de miles de comunidades. Esto podría considerarse un gran desastre a primera vista, pero IBM Connections es un software social que ha sido diseñado para hacer frente a grandes cantidades de datos.
No hay nadie que imponga las estructuras globales, del mismo modo que nadie limpia los tweets “incorrectos” o los ajustes en Linked-in.

A diferencia de otros programas de ESN, IBM Connections usa Comunidades para forzar cierto grado de estructura y capacidad de administración sin ningún administrador global. Las comunidades, junto con el enfoque centrado en el usuario, son la razón principal por la que a los usuarios les gusta tanto IBM Connections.

Actividades

En IBM Connections, las personas hacen su trabajo real, no solo las “redes sociales”. Por lo tanto, necesitan una herramienta para organizar y administrar sus tareas. Este módulo se llama Actividades y representa una parte realmente importante del producto. Actividades es la característica que más contribuye al ROI de IBM Connections.
Hoy en día, las personas trabajan en varios proyectos simultáneos y participan en múltiples equipos virtuales paralelos. Cada vez más personas también trabajan de forma remota o sobre la marcha. Todo esto pone un énfasis adicional en la coordinación y el mantenimiento del contexto al cambiar tareas, equipos o proyectos. Las actividades pueden ayudar con estos desafíos, reducir la comunicación innecesaria y la necesidad de actualizaciones y reuniones de estado manual.

Una actividad es una lista estructurada de tareas pendientes compartida entre un grupo de personas, la mayoría de las veces en una comunidad.
Las actividades consisten en secciones, elementos y elementos de tareas, que se pueden asignar a una o más personas, respaldados por archivos adjuntos o enlaces web y, por supuesto, hay fechas límite. A medida que las personas hacen su trabajo, pueden resolver los elementos de trabajo, comentarlos o formular preguntas adicionales. IBM Connections proporciona varias vistas útiles sobre los elementos de trabajo dentro de una Actividad o en todas las Actividades, para que todos puedan ver quién está trabajando en qué, qué se ha hecho y qué necesita más atención.
Las actividades no están destinadas a reemplazar las sofisticadas herramientas de administración de proyectos con números de ticket y procesos de flujo de trabajo; por otro lado, muchas organizaciones las consideran extremadamente valiosas y útiles para administrar pequeños proyectos o actividades repetidas, como la planificación de eventos, la administración de reuniones, etc.

Encuestas

IBM Connections también ofrece una aplicación opcional para administrar encuestas entre empleados. Es muy fácil configurar una encuesta y permitir que los miembros de la comunidad completen sus comentarios. Una vez que finaliza una encuesta, IBM Connections puede mostrar los resultados en forma de gráficos circulares, barras de caracteres o tablas de datos. Los datos pueden exportarse adicionalmente a CSV o XLS para un análisis o procesamiento adicional.
Las encuestas son especialmente útiles para los departamentos de RR.HH. y marketing.

Usuarios externos

IBM Connections permite invitar a usuarios externos al sistema y así habilitar conversaciones y colaboraciones con sus proveedores, socios o clientes a través del firewall.
Los usuarios externos tienen un conjunto limitado de funciones: solo pueden trabajar con ciertos archivos y participar en comunidades externas. IBM Connections está diseñado para proteger los datos internos de la exposición accidental o descuidada a usuarios externos. La seguridad de la información es la prioridad aquí. Todos los usuarios externos y el contenido accesible externamente está marcado por contornos amarillos, por lo que es fácil de reconocer.
Los usuarios externos tienen su página de inicio con una secuencia de actividad, por lo que pueden participar en la conversación social, sin embargo, no pueden acceder al directorio corporativo o ver los perfiles de los usuarios internos.
Los usuarios externos no requieren una licencia, son gratis en cualquier número, lo cual es de gran valor y aprovecha las inversiones en IBM Connections.

Buscador

Muchos ESN (como Twitter) no son muy buenos cuando se trata de búsquedas: la información anterior no se puede encontrar, de alguna manera oculta en algún lugar “en el pasado”, los resultados de búsqueda son inconsistentes y, por lo tanto, la información antigua es difícil de acceder. Esto no es cierto para IBM Connections.
IBM Connections permite la búsqueda de texto completo en todo. Y lo que es aún mejor, entienden su relación con el contenido, es decir, el contenido que fue creado, comentado o gustado por un usuario obtiene una mejor clasificación. También el contenido de las personas en su red obtiene una mejor clasificación que el contenido de extraños.
IBM Connections está preparado para la era de los grandes datos. Proporciona una búsqueda facetada, donde comienza con una consulta simple como “pautas de informe de gastos”, el sistema devuelve cientos de elementos y luego los filtra por etiquetas, por tipo de contenido (como wiki o blog), por personas o por fecha. De esta forma, puedes encontrar casi cualquier cosa en tus clics.

Despliegue

Un ESN debe integrarse en la vida diaria de los empleados, no debe ser un sistema adicional para administrar.
Por lo tanto, IBM Connections ofrece múltiples formas de integrarlo sin problemas en otros sistemas con los que las personas están acostumbradas a trabajar. Estas características son importantes para apoyar la adopción de nuevas herramientas y para ahorrar minutos preciosos muchas veces al día.
En primer lugar, hay un conector de escritorio para Windows y Mac OS que le permite acceder a sus archivos personales y de la comunidad a través de una unidad de red virtual. Aquellas personas que no son grandes fanáticas de las redes sociales todavía pueden participar en el intercambio de archivos, que es (¿todavía lo recuerdas?) Para aproximadamente la mitad de toda la actividad de ESN.

En segundo lugar, existen cintas de IBM Connections para editores de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y complementos similares para Open Office que permiten trabajar con ESN sin salir del editor. Las personas pueden buscar contenido en IBM Connections y abrirlo / copiarlo en el editor respectivo, o pueden publicar nuevas versiones de sus archivos, comentar sobre otros archivos, compartir cambios, etc.

En tercer lugar, hay complementos para clientes de correo electrónico como IBM Notes o Microsoft Outlook. Utilizándolos, puede mover fácilmente archivos entre su buzón de correo y ESN o enviar enlaces a archivos en lugar de archivos adjuntos.

También hay otras integraciones útiles que hacen que la vida diaria sea más fácil. IBM Connections proporciona marcadores de libros para navegadores para que compartir páginas web sea más rápido y fácil. Hay extensiones para navegadores Chrome y Firefox que ayudan con las búsquedas y navegación de IBM Connections y todos los navegadores HTML5 pueden recibir notificaciones de página.
La aplicación móvil de IBM Connections, dependiendo de la plataforma, puede ser el objetivo de muchas acciones compartidas, es decir, puede compartir una foto o una página web directamente a Connections a través de un menú contextual de otras aplicaciones.
IBM Connections proporciona integraciones de fuera de la caja o de terceros con otros sistemas como Microsoft Sharepoint, IBM Filenet, Alfresco, Salesforce, Box, etc. Por último, pero no menos importante, IBM Connections proporciona API completas que los desarrolladores pueden usar para extender su funcionalidad o integrar con otros sistemas.

Seguridad

IBM Connections es un software empresarial con una seguridad de nivel militar. Existen varios medios para la autenticación y autorización de usuarios de acuerdo con estándares comunes de la industria, tales como SAML, Oauth, JAAS.
Si bien las prioridades de ESN se basan en el intercambio abierto, IBM Connections proporciona herramientas precisas para administrar el control de acceso a través de roles y listas de control de acceso (lector, editor, propietario) o membresía de la comunidad.
IBM Connections toma la seguridad muy en serio. Hay muchas capas de seguridad en bases de datos, en servidores de aplicaciones, en el servidor de Connections, protocolos de transporte cifrados, etc.
BYOD para dispositivos móviles se admite fuera de la caja. Existen opciones adicionales para proteger las aplicaciones móviles, es decir, restricciones sobre a qué contenido pueden acceder los usuarios a través del móvil.

Precio

BM Connections tiene licencia de usuarios autorizados (“nombrados”).
El precio de lista de una licencia perpetua de por vida.
Más tarde, los clientes pueden (¡y deberían!) Comprar suscripción de software y soporte para cada año subsiguiente, que cuesta aprox. 20% del precio de la licencia.

Integración

IBM Connections está disponible como un software clásico local, como una oferta de nube pública SaaS de IBM (llamada IBM Connections Cloud) o alojado por socios comerciales de IBM, como Whitesoft en modo PaaS o SaaS. Las ofertas anteriores difieren ligeramente en términos de características, precio y extensibilidad.
En general, los clientes pueden elegir el modelo de entrega que mejor se adapte a ellos, que es un gran diferenciador competitivo para IBM Connections, especialmente en comparación con las ofertas públicas solo en la nube.
La versión local se ejecuta en Windows, Linux y AIX, es compatible con IBM DB2. Microsoft SQL u Oracle bases de datos y conectado a IBM Domino, Microsoft AD o directorios de Novell.

Sumario

IBM Connection versión 5.5 es un producto maduro, con muchas características excelentes. Debido a su extensibilidad, debe considerarse como una plataforma social en lugar de una herramienta con una lista fija de características.
IBM Connections se puede usar de muchas maneras, dependiendo de qué actividades o procesos comerciales se ejecutarán de forma social. La implementación de IBM Connections no es solo un proyecto de TI, sino que también implica algunos cambios culturales en la organización. Dependiendo de los resultados deseados, IBM Connections puede fomentar la colaboración, reducir la sobrecarga de correo electrónico, aprovechar la comunicación abierta, apoyar la conversación en toda la empresa, ayudar en el cambio cultural, mejorar la gestión del proyecto, etc.
A primera vista, la herramienta puede parecer un poco compleja, sin embargo, la capacidad de elegir la herramienta de colaboración adecuada para una tarea determinada demostrará en breve su valor comercial.
IBM Connections es una respuesta a las tendencias y los desafíos mundiales actuales, descritos por Gartner como el “nexo de fuerzas”: explosión de datos, redes sociales, dispositivos móviles, nube, análisis y seguridad. Creemos que la mayoría de las organizaciones implementarán un tipo de ESN en los próximos cinco años, independientemente de cómo lo llamen. Por lo tanto, siempre se tendrá en cuenta IBM Connections, como un software premium galardonado pero asequible de un proveedor de TI bien conocido.